대량 서명 요청 보내는 방법 – 100건도 5분 안에

대량 서명 요청이 필요한 상황

기업 운영을 하다 보면 단일 문서를 수십 명, 혹은 수백 명에게 동시에 서명 요청해야 하는 상황이 반드시 찾아옵니다. 대표적인 사례를 살펴보겠습니다.

• 연간 계약 갱신 – 거래처 수십 곳에 동일한 공급 계약서를 발송해야 할 때
• 임직원 동의서 – 개인정보 처리방침 개정, 취업규칙 변경 동의 등 전 직원 대상 서명이 필요한 경우
• 부동산·금융 – 동일 양식의 임대차계약서, 대출 동의서를 여러 고객에게 동시 발송
• 교육기관 – 학기 초 학부모 동의서, 개인정보 수집 동의서 수백 건 처리
• 프랜차이즈 본사 – 가맹점 대상 정책 변경 동의서 일괄 발송

종이 서류라면 이 모든 작업에 며칠이 걸릴 수 있습니다. 전자서명 플랫폼의 대량 전송 기능을 활용하면 같은 작업을 5분 안에 완료할 수 있습니다.

Pactery 대량 전송 기능 개요

Pactery는 Business 플랜(19,904,900원/월, 월 15건)부터 대량 전송 기능을 완전히 지원합니다. Starter 플랜(4,900원/월, 월 3건)도 소규모 일괄 발송에 활용할 수 있습니다. 핵심 기능은 다음과 같습니다.

• CSV 파일로 수신자 명단 일괄 업로드
• 이름·이메일·사용자 정의 필드 자동 매핑
• 발송 후 실시간 서명 현황 대시보드
• 미서명자 자동 리마인더 발송
• 완료 문서 ZIP 일괄 다운로드

CSV 파일 준비하기

대량 전송의 핵심은 올바른 CSV 파일 작성입니다. Pactery가 요구하는 CSV 형식은 다음과 같습니다.

컬럼명	필수 여부	설명
name	필수	수신자 이름 (서명란에 자동 입력)
email	필수	서명 요청 이메일 발송 주소
phone	선택	SMS 알림 발송 시 사용
custom_field_1	선택	계약번호, 부서명 등 문서 내 변수 값

엑셀에서 작업한 후 "다른 이름으로 저장 → CSV UTF-8" 형식으로 내보내면 됩니다. 한글 이름이 포함된 경우 반드시 UTF-8 인코딩을 선택해야 깨짐이 발생하지 않습니다.

단계별 대량 전송 방법

1단계: 템플릿 준비

대량 전송 전에 서명 요청에 사용할 문서 템플릿을 미리 저장해 두어야 합니다. 서명 필드, 날짜 필드, 텍스트 필드의 위치를 한 번만 설정해 두면 이후 대량 발송 시 동일하게 적용됩니다.

2단계: 대량 전송 메뉴 진입

Pactery 대시보드 좌측 메뉴에서 [문서 전송 → 대량 전송]을 클릭합니다. 사용할 템플릿을 선택한 뒤 다음 단계로 진행합니다.

3단계: CSV 업로드 및 매핑

준비한 CSV 파일을 드래그 앤 드롭으로 업로드합니다. 시스템이 자동으로 컬럼을 인식하며, 수동 매핑이 필요한 경우 드롭다운으로 조정할 수 있습니다. 업로드 후 미리보기 화면에서 첫 5건의 데이터가 올바르게 매핑됐는지 확인하세요.

4단계: 발송 옵션 설정

• 서명 마감일: 발송일로부터 며칠 이내에 서명을 완료해야 하는지 설정
• 리마인더: 미서명 시 N일 후 자동 재발송 여부
• 완료 알림: 서명 완료 시 관리자에게 이메일 알림
• 메시지 커스터마이징: 수신자에게 보여줄 안내 문구 입력

5단계: 최종 확인 후 발송

발송 전 요약 화면에서 총 발송 건수, 잔여 한도, 예상 만료일을 확인합니다. [전송 시작] 버튼을 클릭하면 즉시 일괄 발송이 진행됩니다.

대량 전송 시 주의사항

• 월 한도 확인: Business 플랜은 월 15건이 한도입니다. 한 달에 200건을 초과하는 경우 엔터프라이즈 플랜을 문의하세요.
• 스팸 필터 우회: 대량 발송 이메일은 수신자의 스팸함으로 들어갈 수 있습니다. 발송 전 수신자에게 Pactery 발신 주소를 안전한 발신자로 등록하도록 안내하면 좋습니다.
• 테스트 발송 먼저: 본 발송 전 자신의 이메일 주소로 1건 테스트 발송하여 서명 화면과 필드 매핑을 최종 확인하세요.
• 중복 발송 방지: 동일한 이메일 주소가 CSV에 중복 입력된 경우 Pactery가 경고를 표시합니다. 반드시 제거 후 발송하세요.
• 개인정보 처리: 수신자 명단(CSV)에는 최소한의 개인정보만 포함하고, 업로드 후 로컬 파일은 안전하게 관리하세요.

발송 후 진행 상황 모니터링

대량 전송 완료 후 Pactery 대시보드의 [대량 전송 현황] 탭에서 실시간으로 서명 현황을 추적할 수 있습니다.

• 서명 완료 / 미서명 / 거절 건수를 도넛 차트로 한눈에 확인
• 개별 수신자별 서명 상태, 최종 접속 시간 조회
• 미서명자만 필터링하여 수동 리마인더 추가 발송 가능
• 전체 완료 시 ZIP 파일로 일괄 다운로드

대량 전송 활용 성공 사례

한 프랜차이즈 본사는 Pactery의 대량 전송 기능을 도입한 뒤 가맹점 계약 갱신에 소요되는 시간을 기존 2주에서 3일로 단축했습니다. 우편 발송 비용도 월 30만 원 이상 절감했으며, 미서명자 관리도 자동화되어 담당자의 업무 부담이 크게 줄었습니다.

대량 서명 요청이 업무의 병목이 되고 있다면, Pactery Business 플랜(19,904,900원/월)으로 지금 바로 해결하세요.