문서함에서 계약서를 빠르게 찾는 방법: 검색·태그·중요 문서 활용법

먼저 검색 범위를 이해하세요

Pactery 문서함에서는 문서 제목, 작성자, 서명자 이름·이메일, 문서 본문 일부, 태그를 기준으로 검색할 수 있습니다. 검색어를 입력하면 현재 페이지에서 먼저 일치하는 문서가 보이고, Enter 또는 검색 버튼을 누르면 전체 문서 목록을 대상으로 다시 조회합니다.

상태, 기간, 태그, 중요 문서 필터를 함께 쓰면 문서가 많아져도 필요한 계약서를 더 좁혀 찾을 수 있습니다.

태그로 반복 업무를 묶기

태그는 문서함에서 계약을 직접 분류하는 기능입니다. 문서별로 태그를 추가하거나 삭제할 수 있고, 문서함 왼쪽 태그 목록에서 태그별 문서 수를 확인한 뒤 바로 필터링할 수 있습니다.

• 계약 유형: 용역계약, 임대차계약, NDA, 공급계약
• 업무 구분: 인사, 영업, 구매, 법무, 정산
• 거래처·프로젝트: 반복해서 문서를 주고받는 고객사명이나 프로젝트명

문서를 태그 목록으로 끌어다 놓아 태그를 붙일 수 있고, 태그 관리에서 이름 변경이나 삭제도 할 수 있습니다. 삭제한 태그는 해당 태그가 붙은 문서들에서도 함께 제거됩니다.

상태·기간·중요 문서로 좁히기

키워드가 정확하지 않을 때는 필터를 먼저 고르는 편이 빠릅니다. 문서함에서는 작성 중, 서명 대기, 서명 완료 같은 상태 필터와 생성일 기준 기간 필터를 사용할 수 있습니다.

• 서명 대기: 아직 상대방이나 작성자 서명이 남은 문서를 확인할 때 사용합니다.
• 서명 완료: 완료본과 감사추적 인증서를 다시 확인해야 할 때 사용합니다.
• 기간: 특정 달이나 분기 안에 만든 문서를 찾을 때 사용합니다.
• 중요 문서: 별표로 표시해 둔 문서만 따로 모아 봅니다.

필터가 겹쳐 결과가 없다면 활성 필터 영역에서 전체 초기화를 누른 뒤 검색어를 다시 입력하세요.

검색 효율을 높이는 명명 규칙

문서 제목을 일관된 형식으로 작성하면 검색 정확도가 올라갑니다. 예를 들어 [거래처명]_[계약유형]_[YYYYMM] 형식으로 통일하면 거래처명, 계약 유형, 작성 월 중 하나만 기억해도 문서를 찾기 쉽습니다.

• 거래처명이 중요한 문서: 거래처명_계약유형
• 정기 갱신 문서: 계약유형_YYYYMM_갱신
• 프로젝트 문서: 프로젝트명_문서종류_버전

주의할 점

검색 결과는 접근 권한이 있는 문서 안에서만 표시됩니다. 조직 전체 공개 문서, 내가 만든 문서, 내가 수신자로 받은 문서가 함께 보일 수 있지만, 삭제된 문서나 권한이 없는 문서는 검색되지 않습니다.

사건번호나 외부 관리번호를 반드시 검색해야 한다면 현재는 문서 제목이나 태그에 함께 적어두는 방식이 가장 확실합니다.