법인 전자서명은 대표이사가 직접 해야 하나요?
대표이사가 항상 직접 전자서명해야 하는 것은 아닙니다. 법인 명의 계약은 대표이사가 직접 서명할 수도 있고, 정당하게 권한을 받은 담당자가 법인을 대표해 서명할 수도 있습니다. 다만 상대방이나 제출처가 대표이사 서명, 법인 인감, 위임장 같은 형식을 요구할 수 있으므로 서명 권한의 근거를 함께 남겨 두는 것이 중요합니다.
전자서명 자체보다 먼저 확인할 것은 "누가 이 법인을 대표해 이 계약에 동의할 권한이 있는가"입니다. 권한 확인 없이 담당자 이름만 들어가면 나중에 상대방이 서명 권한을 문제 삼을 수 있습니다.
누가 서명할지 먼저 정합니다
대표이사가 직접 서명하는 경우에는 법인명, 대표자명, 사업자등록번호 또는 법인등록번호처럼 당사자 정보가 계약서 안에서 서로 맞는지 확인합니다. 여러 명의 공동대표가 있거나 특정 거래에 이사회 승인, 내부 결재, 별도 위임이 필요한 회사라면 그 절차를 먼저 확인해야 합니다.
담당자가 대신 서명하는 경우에는 위임 범위를 좁게 적는 편이 안전합니다. 예를 들어 특정 계약명, 상대방, 금액 범위, 서명 기한을 위임장이나 내부 승인 문서에 남기면 "모든 계약을 대신 서명할 수 있다"는 식의 불필요한 오해를 줄일 수 있습니다.
대리 서명 때 남겨둘 기록
대리 서명 문구는 회사의 내부 기준과 상대방 요구에 맞춰 정해야 합니다. 보통은 법인명과 대표자명, 대리 서명자의 이름과 직책, 위임 근거를 함께 적어 누가 어떤 자격으로 서명했는지 드러나게 합니다.
계약서와 별도로 위임장, 내부 결재 문서, 이사회 의사록, 상대방이 승인한 이메일 같은 자료가 있다면 함께 보관하세요. 전자서명 완료본만 남기고 권한 근거를 따로 흩어 놓으면, 나중에 계약 체결 당시의 권한 확인 과정을 설명하기 어려워질 수 있습니다.
Pactery에서 발송하기 전 확인할 것
Pactery에 법인 계약서를 올릴 때는 서명자 이름만 입력하기보다 법인명, 대표자명, 대리 서명자명, 이메일, 서명 위치가 계약서 문구와 맞는지 확인합니다. 대표이사가 직접 서명할 문서인지, 담당자가 위임을 받아 서명할 문서인지에 따라 서명란 표현도 달라질 수 있습니다.
서명 요청 전에 상대방에게 필요한 첨부 자료가 있는지도 확인하세요. 상대방이 위임장 사본, 사업자등록증, 법인 인감증명서 등을 요구한다면 전자서명 링크만 보내기보다 필요한 자료를 별도로 안내하는 편이 왕복을 줄입니다.