종이 서명과 전자서명 중 무엇이 더 안전할까요?

종이로 출력해 서명한다고 항상 더 안전한 것은 아닙니다. 계약에서 중요한 것은 형식 자체보다 누가 최종 문서에 동의했는지, 그 문서가 나중에 그대로 확인되는지, 상대방이나 제출처가 요구하는 방식에 맞는지입니다.

일반적인 당사자 간 계약이라면 전자서명으로도 충분히 실무 처리가 가능한 경우가 많습니다. 다만 등기, 공증, 금융기관, 관공서 제출처럼 별도 원본이나 인감 서류를 요구하는 절차라면 제출처 기준을 먼저 확인해야 합니다.

종이 서명이 유리한 경우

상대방이 종이 원본을 내부 결재에 반드시 써야 하거나, 제출처가 원본 서류와 인감증명서, 위임장, 공증본을 요구하는 경우가 있습니다. 이때는 전자서명이 나쁘다기보다 해당 절차의 제출 형식이 따로 있는 것입니다.

또 상대방이 전자서명에 익숙하지 않아 계약 체결 자체가 지연될 것 같다면, 종이 서명과 전자서명 중 어떤 방식이 더 빠르게 합의를 완성할 수 있는지도 고려해야 합니다. 중요한 계약에서는 상대방이 받아들일 수 있는 방식으로 진행하는 것이 실무적으로 더 안전할 수 있습니다.

전자서명이 유리한 경우

전자서명은 누가 언제 문서를 열람하고 서명했는지, 어떤 완료본이 최종 문서인지 확인하기 쉽습니다. Pactery에서 서명 요청을 보내면 상대방은 링크에서 문서를 확인하고 서명하며, 완료 후에는 완료본과 서명 진행 기록을 함께 보관할 수 있습니다.

여러 사람에게 같은 양식을 보내거나, 멀리 있는 상대방에게 빠르게 확인을 받아야 하거나, 완료된 계약서를 나중에 검색해야 하는 업무라면 전자서명이 종이보다 관리하기 편합니다. 종이 원본을 스캔해 파일로 다시 보관하는 과정도 줄일 수 있습니다.

선택 기준

먼저 상대방과 제출처가 요구하는 형식이 있는지 확인하세요. 별도 요구가 없다면 최종 문서 확인, 서명자 특정, 보관과 검색, 재발급 필요성을 기준으로 고르면 됩니다.

Pactery로 진행할 때도 계약서 본문, 당사자 표시, 서명란, 첨부 서류가 맞는지 먼저 확인해야 합니다. 전자서명은 서명과 보관 과정을 쉽게 해 주지만, 문서 내용 자체의 유효성이나 제출처별 요건을 대신 판단해 주지는 않습니다.