전자서명을 처음 사용하는 사람이 알아야 할 5가지는 무엇인가요?

안녕하세요. 김상겸 변호사입니다.

전자계약이라고 해서 계약의 기본 원칙이 달라지는 것은 아닙니다. 계약의 내용에 대해서는 따로 다루고, 본 글에서는 계약의 형식에 대해서 꼭 챙겨야할 정보를 알려드릴게요.

1. 계약은 당사자가 중요합니다.

계약에서는 누가 당사자인지가 가장 중요합니다. 이는 전자계약에서도 마찬가지입니다. 개인으로서 서명을 할 때는 특별히 문제될 것이 없습니다. 하지만 법인으로서 계약을 할 때는 상대방, 즉 상대방 서명자가 그 법인의 권리를 행사할 수 있는 사람인지를 확인하는 것이 별도로 필요합니다. 예를 들어 대표이사(대표)가 서명·날인을 한 전자기기에서 전자서명을 하거나, 아니면 그 회사의 권한이 있는 직원이 전자서명을 해야만 합니다.

그 직원이 권한이 있는지 없는지를 판별하는 것은 나중에 어차피 서면으로 밝힐 수는 없습니다. 나중에 실무적으로 그 직원이 법인의 의사표시를 해당 업무에 대해 대행해 왔고, 그 직원이 전자서명한 대로 실제 후속 조치가 이루어진 사정들이 있다면 거의 완벽하게 법인의 계약으로 인정받을 수 있습니다.

2. 계약서를 잘 보관하세요.

전자계약, 종이계약 불문하고 계약서는 잘 보관해야 합니다. 종이계약으로 계약을 했다면 원본 사진을 찍어 이메일로 보내는 등 백업 절차를 항상 해놓아야 합니다. 전자계약도 마찬가지입니다. 전자계약 원본을 팩터리(Pactery)에서 항상 받을 수 있는 것은 맞지만, 사본 또한 이중·삼중으로 만들어 놓는 것이 필요합니다.

다운로드한 PDF를 이메일 ‘내게 보내기’로 보내놓으시길 권장드립니다. 이 행위는 그 당시에 이런 전자계약을 했다는 것을 이중으로 입증해 줄 것입니다.

3. 계약 후 상대방과 이메일, 문자로 한번 더 대화해주세요.

전자서명 작업을 팩터리에서 모두 하더라도, 추가적으로 문서 자체나 문서 내용에 대해서 이메일로 주고받는 것이 더 좋습니다. 예를 들어 이메일로 “방금 팩터리를 통해 전자계약하였습니다”라는 내용을 보내놓으면 이중으로 계약의 진위를 입증하게 됩니다. 카카오톡이나 문자도 좋지만, 폰을 분실하거나 바꾸면 한 번에 기록이 날아갈 위험이 존재해서 이메일을 더 추천드립니다.

4. 중요한 조항은 읽기 쉽고 분명하게 표시하세요.

하나의 계약에 너무 작은 글씨로 많은 내용을 담으면 약관법이 적용될 수 있습니다. ‘중요한 내용’은 다른 것에 비해 알기 쉽게 나와 있어야 하고, 특히 상대방에게 불리한 것을 특별히 작은 글씨로 쓰는 것은 기습 조항으로 무효 처리될 수 있습니다. 계약은 적절해야 하고, 상대에게 불리한 것은 최소한 동등한 글씨 크기로, 더 바람직하게는 ‘특약’이라는 목차 하에 적어두면 그 내용을 인정받는 데 무리가 없을 것입니다.

5. 혹시 종이계약으로 진행한다면 자필과 도장을 더 신중히 확인하세요.

전자계약이 마음에 들지 않아 종이계약으로 진행한다면 다음을 꼭 지키십시오.

최대한 자필로 많은 글을 쓰게 하는게 좋습니다.

어떤 계약에서는 이름 세 글자만 자필로 쓰는 경우도 있고, 정말 간단하게 이름에 동그라미만 치는 서명만 계약서에 남기는 경우도 있습니다. 이는 나중에 분쟁의 소지가 너무 많습니다. 오히려 여러분이 불안해하는 전자계약보다 그 입증력이 훨씬 떨어진다고 보시면 됩니다.

도장을 쓴다면 인감증명서를 반드시 확인해야 합니다.

도장으로 날인하는 경우, 인감증명서를 반드시 받아야 하는 것은 아니지만, 그 도장이 인감증명서의 도장과 일치하는지 확인해야만 합니다. 입증력이 쎈것은 서명 = 인감도장 > 막도장 이기 때문에, 인감증명을 확인하지 못하는 경우 글씨를 꼭 쓰게 하셔야 합니다.

계약서에 상대방이 직접 쓴 글씨가 하나도 없고 그 도장이 인감도장도 아닐 때 상대방이 계약서의 진위 여부(종이계약서의 진정성립)를 부정한다면, 이 내용으로 계약이 체결되었다는 것을 입증하기는 정말 어렵습니다. 이와 관련하여 사문서 위조 등 고소·고발을 통해 계약의 진위 여부를 힘들게 입증했던 경험이 있습니다.