전자서명이란 무엇인가요? | Pactery 가이드

전자서명은 전자 문서에서 계약 당사자가 어떤 내용에 동의했는지를 확인하고 입증하기 위한 서명 방식입니다. 계약은 서로 다른 두 개의 의사표시가 일치함으로써 성립하는 법률행위이므로, 각 당사자가 어떤 내용으로 의사표시를 했는지를 확정하는 일이 먼저입니다.

이때 어떤 내용으로 의사표시를 했는지를 입증하는 방법 중 하나가 서명입니다. 서명은 손으로 쓸 수도 있고, 국가에 등록한 인감도장으로 날인할 수도 있습니다. 때로는 막도장으로 날인하기도 하지만, 자필 서명이나 인감도장 방식과 비교하면 그 사용 주체와 의사표시를 입증하는 데 추가 확인이 필요할 수 있습니다. 예컨대 소송이 발생한 경우에는 해당 막도장을 평소 다른 법률행위에도 사용해 왔다는 점 등이 쟁점이 될 수 있습니다.

예전에도 법원은 자필 서명이나 인감도장 외의 방법으로 한 계약 의사표시를 인정해 왔습니다. 다만 자필 서명이나 인감도장으로 의사표시를 입증해 온 관행을 한 번에 바꾸기는 어려웠습니다. 이에 전자서명법은 전자적 형태라는 이유만으로 전자서명의 효력을 부인할 수 없도록 정하고 있습니다. 전자서명법 제3조는 “전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다”고 규정합니다.

핵심은 서명 모양 자체가 아니라, 누가 어떤 문서의 어떤 최종본에 언제 동의했는지를 나중에 확인할 수 있게 남기는 데 있습니다.

일반적인 계약 업무에서는 전자서명으로 진행할 수 있는 경우가 많습니다. 다만 등기, 공증, 금융기관 제출, 관공서 제출처럼 별도 형식을 요구하는 문서는 상대방이나 제출처 기준을 먼저 확인해야 합니다.

무엇이 남아야 전자서명인가요?

전자서명이라고 해서 반드시 복잡한 인증서 화면이 보여야 하는 것은 아닙니다. 실무에서 중요한 것은 서명자가 문서를 열람했고, 최종 내용을 확인했으며, 그 문서에 동의했다는 흐름이 기록으로 남는지입니다.

그래서 단순히 사인 이미지를 PDF 위에 붙인 파일과, 서명 요청·열람·서명·완료 이력이 함께 남는 전자서명 문서는 구분해서 봐야 합니다. 분쟁 가능성이 있는 계약일수록 서명 이미지보다 완료본과 서명 과정의 기록을 함께 보관하는 편이 좋습니다.

Pactery에서 확인할 기록

Pactery로 문서를 보내면 작성자는 서명할 문서를 준비하고, 상대방에게 서명 링크를 전달한 뒤, 완료된 문서와 진행 기록을 확인할 수 있습니다. 완료 후에는 누가 언제 문서를 확인하고 서명했는지, 어떤 요청 흐름을 거쳤는지 같은 정보를 함께 보는 것이 핵심입니다.

계약서 본문에는 당사자, 계약 기간, 금액, 의무, 해지 조건처럼 실제 합의 내용이 정확히 들어가야 합니다. Pactery의 기록은 그 문서를 누가 보고 서명했는지 확인하는 데 도움을 주지만, 비어 있거나 잘못 쓴 계약 조항을 대신 고쳐 주지는 않습니다.

헷갈리기 쉬운 부분

전자서명은 “종이보다 항상 더 안전하다”거나 “모든 문서에 무조건 충분하다”는 뜻이 아닙니다. 상대방이 특정 양식을 요구하거나 회사 내부에서 법인인감, 위임장, 원본 제출을 따로 요구한다면 그 기준을 먼저 맞춰야 합니다.

반대로 특별한 형식 요구가 없는 일반 계약이라면 종이 출력, 스캔, 우편 발송을 반복하기보다 전자서명으로 최종본과 서명 기록을 한곳에 남기는 방식이 더 실무적으로 편할 수 있습니다.