의뢰인 서명 요청 메시지에 넣을 설명
의뢰인에게 서명 요청을 보낼 때는 문서 목적, 서명해야 하는 사람, 확인할 항목, 마감일, 문의 방법을 함께 안내해야 합니다. 의뢰인이 링크를 받았을 때 "이 문서가 왜 왔는지"와 "무엇을 확인한 뒤 서명해야 하는지"를 바로 이해할 수 있어야 불필요한 전화와 재발송을 줄일 수 있습니다.
특히 수임계약서, 위임장, 합의서처럼 법률사무소에서 자주 보내는 문서는 의뢰인이 긴장하거나 전자서명 링크를 낯설어할 수 있습니다. 안내 문구는 길게 쓰기보다 문서명과 다음 행동을 분명히 적는 것이 좋습니다.
안내문에 꼭 들어갈 내용
첫 문장에는 문서의 목적을 씁니다. "사건 위임을 위해 수임계약서와 위임장 서명을 요청드립니다"처럼 어떤 업무 때문에 보내는지 먼저 알려야 합니다. 그 다음에는 링크에서 문서를 열어 내용 확인 후 지정된 서명란에 서명하면 된다는 흐름을 짧게 설명합니다.
서명 기한과 문의처도 같이 적습니다. 기한이 없으면 의뢰인이 나중에 해도 되는 문서로 이해할 수 있고, 문의처가 없으면 전자서명 링크를 의심할 수 있습니다. 담당 변호사 또는 직원 이름, 전화번호, 이메일 중 실제로 응대 가능한 연락처를 넣는 편이 좋습니다.
의뢰인 상황에 맞춰 표현을 조정합니다
전자서명에 익숙하지 않은 의뢰인에게는 "별도 앱 설치 없이 링크에서 확인할 수 있습니다"처럼 불안을 줄이는 문구가 도움이 됩니다. 다만 보안이나 본인확인 수준을 과장해서 쓰면 안 됩니다. 실제 제공되는 확인 절차와 문서 보관 방식만 설명하세요.
여러 문서를 한 번에 보내는 경우에는 각 문서의 역할을 한 줄씩 나눠 적습니다. 예를 들어 수임계약서는 보수와 업무 범위 확인, 위임장은 대리 권한 부여, 개인정보 동의서는 사건 처리를 위한 정보 이용 동의처럼 구분하면 의뢰인이 무엇에 서명하는지 더 쉽게 확인할 수 있습니다.
Pactery에서 발송 전 확인할 것
Pactery에서 서명 요청을 만들 때는 의뢰인 이름, 이메일 또는 휴대전화번호, 서명 위치, 필수 입력란이 맞는지 먼저 확인합니다. 안내 메시지에는 문서 밖에서 따로 설명해야 할 사실을 적고, 계약서 내용 자체를 메시지에서 다시 약속처럼 확정하지 않는 편이 안전합니다.
서명 완료 후에는 완료 문서를 어디서 받을 수 있는지도 안내하세요. 완료본을 별도로 공유할 예정인지, 이메일로 확인할 수 있는지, 사무소에서 사건 기록에 보관하는지까지 알려주면 의뢰인의 확인 요청을 줄일 수 있습니다.