의뢰인 전자서명 요청 안내문 작성법
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의뢰인에게 서명 요청을 보낼 때는 문서 목적, 의뢰인이 할 일, 확인 기한, 문의처를 짧게 안내해야 합니다. 법률 문서 링크만 보내면 피싱을 의심하거나 수임계약서와 위임장의 차이를 몰라 서명을 미룰 수 있습니다.
안내 메시지는 계약 내용을 대신하는 문서가 아닙니다. 보수나 업무 범위처럼 중요한 합의는 메시지가 아니라 최종 계약서 본문에 들어가야 합니다.
문서 목적과 다음 행동 한 문장으로 안내
첫 문장에 사건 위임을 위한 수임계약서와 위임장 서명 요청처럼 목적을 씁니다. 여러 문서를 보내면 수임계약서는 보수·업무 범위 확인, 위임장은 대리 권한 부여처럼 역할을 한 줄씩 구분합니다.
그 다음 링크에서 문서 전체를 확인하고 지정된 서명란과 필수 입력란을 완료해 달라고 안내합니다. 앱 설치나 계정 가입 여부는 실제 수신자 화면과 맞는 정보만 적으세요.
민감한 사건 내용은 메시지에서 제외
문자나 이메일 제목에 주민등록번호, 상세 혐의, 건강정보, 가족관계처럼 불필요한 민감정보를 넣지 않습니다. 사건번호나 의뢰인 이름도 사무소의 발송·보안 기준에 따라 필요한 범위만 사용하세요.
링크를 다른 사람에게 전달하지 말아야 하는 문서라면 그 점을 안내하고, 수신자 정보가 틀릴 때는 서명하지 말고 사무소에 연락하도록 적습니다.
기한·문의처·완료본 수령 방법 명시
서명 기한, 담당자 이름, 실제 응대 가능한 전화번호나 이메일을 넣습니다. 긴급한 문서라면 기한만 강조하지 말고 수정 질문을 언제까지 보내야 하는지도 함께 안내하세요.
Pactery 발송 전 의뢰인 이름과 연락처, 서명 위치를 확인하고 완료 후에는 완료본을 어떤 방식으로 받을 수 있는지 알립니다. 사무소도 완료 PDF와 감사추적 기록을 사건 기록에 함께 보관하세요.