도장 없이 전자서명만으로 계약해도 되나요?
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법적으로 계약은 반드시 도장 날인이 있어야만 성립하는 것은 아닙니다. 당사자와 계약 내용이 특정되고, 그 내용에 동의한다는 의사표시가 확인되면 계약은 성립할 수 있습니다. 서명이나 인감날인은 이러한 동의 의사를 표현하고 확인하는 대표적인 방식입니다.
따라서 일반적인 계약에서는 전자서명이 도장 날인을 대체할 수 있습니다. Pactery의 전자서명은 누가 어떤 문서에 언제 서명했는지 기록을 남겨 계약 체결 과정을 확인하고 설명할 수 있게 합니다. 다만 상대방, 제출처 또는 회사 내부 규정에서 법인인감, 공증, 원본 제출을 요구하는 경우에는 해당 요구사항을 먼저 확인하고 맞춰야 합니다.
먼저 확인할 기준
계약에서 중요한 것은 단순히 도장이 찍혔는지가 아니라, 당사자가 최종 문서를 확인하고 그 내용에 동의했다는 점을 나중에 확인할 수 있는지입니다. 일반 용역계약서, NDA, 업무협약서처럼 당사자 사이의 합의가 핵심인 문서는 전자서명만으로 진행할 수 있는 경우가 많습니다.
반대로 등기, 공증, 관공서 제출, 금융기관 제출 또는 법인 내부 결재가 얽힌 문서는 별도의 형식이 요구될 수 있습니다. 이런 문서는 Pactery로 서명을 받기 전에 상대방이나 제출처가 요구하는 서명란 표현, 법인인감 사용 여부, 위임장 필요 여부를 확인하는 것이 좋습니다.
Pactery에서 처리하는 흐름
문서를 올린 뒤 서명 위치를 지정하고 상대방에게 서명 링크를 보내면, 상대방은 문서를 확인한 뒤 서명하거나 도장 표시를 남길 수 있습니다. 완료 후에는 서명 시각, IP, 요청·열람·완료 이력, 완료본 검증키 등의 기록을 함께 확인할 수 있습니다.
법인 계약이라면 계약서의 당사자 표시와 서명란을 먼저 정리해 두는 편이 좋습니다. 예를 들어 "주식회사 ○○ 대표이사 △△"가 서명해야 하는 문서인지, 권한을 받은 담당자가 "대리인" 또는 "담당자"로 서명하는 문서인지에 따라 서명자 이름과 서명란 문구가 달라질 수 있습니다.
도장을 함께 쓰는 편이 나은 경우
도장은 계약 성립을 위한 필수 형식이라기보다, 동의 의사를 나타내는 방식 중 하나입니다. 다만 상대방이 관행적으로 도장 날인을 요구하거나 계약서 양식에 법인인감·사용인감란이 이미 있다면, 전자서명과 도장 표시를 함께 사용하면 커뮤니케이션을 더 수월하게 진행할 수 있습니다.
이때도 도장 이미지만 붙인 파일을 따로 주고받기보다, 누가 어떤 문서에 도장 표시를 사용했는지 기록이 남는 흐름으로 처리하는 것이 좋습니다. 인감증명서, 위임장, 공증, 원본 제출이 필요한 문서인지는 Pactery 화면만으로 판단하기보다 상대방 또는 제출처의 기준을 확인해야 합니다. 전자서명은 계약 체결과 보관을 편리하게 해 주지만, 문서별 제출 요건까지 자동으로 바꾸지는 않습니다.