대량 서명 요청 보내는 방법 – 100건도 5분 안에
대량 서명 요청이 필요한 상황
기업 운영을 하다 보면 단일 문서를 수십 명, 혹은 수백 명에게 동시에 서명 요청해야 하는 상황이 반드시 찾아옵니다. 대표적인 사례를 살펴보겠습니다.
- 연간 계약 갱신 – 거래처 수십 곳에 동일한 공급 계약서를 발송해야 할 때
- 임직원 동의서 – 개인정보 처리방침 개정, 취업규칙 변경 동의 등 전 직원 대상 서명이 필요한 경우
- 부동산·금융 – 동일 양식의 임대차계약서, 대출 동의서를 여러 고객에게 동시 발송
- 교육기관 – 학기 초 학부모 동의서, 개인정보 수집 동의서 수백 건 처리
- 프랜차이즈 본사 – 가맹점 대상 정책 변경 동의서 일괄 발송
종이 서류라면 이 모든 작업에 며칠이 걸릴 수 있습니다. 전자서명 플랫폼의 대량 전송 기능을 활용하면 같은 작업을 5분 안에 완료할 수 있습니다.
Pactery 대량 전송 기능 개요
대량 전송은 종량(건당 990원~)·비즈니스(건당 1,200원, 무제한·후불) 플랜에서 지원합니다. 무료 플랜(상대방 서명 완료 월 3회)으로도 소규모 일괄 발송을 체험할 수 있습니다. 핵심 기능은 다음과 같습니다.
- CSV 파일로 수신자 명단 일괄 업로드
- 이름·이메일·사용자 정의 필드 자동 매핑
- 발송 후 실시간 서명 현황 대시보드
- 미서명자 자동 리마인더 발송
- 완료 문서 ZIP 일괄 다운로드
CSV 파일 준비하기
대량 전송의 핵심은 올바른 CSV 파일 작성입니다. Pactery가 요구하는 CSV 형식은 다음과 같습니다.
| 컬럼명 | 필수 여부 | 설명 |
|---|---|---|
| name | 필수 | 수신자 이름 (서명란에 자동 입력) |
| 필수 | 서명 요청 이메일 발송 주소 | |
| phone | 선택 | SMS 알림 발송 시 사용 |
| custom_field_1 | 선택 | 계약번호, 부서명 등 문서 내 변수 값 |
엑셀에서 작업한 후 "다른 이름으로 저장 → CSV UTF-8" 형식으로 내보내면 됩니다. 한글 이름이 포함된 경우 반드시 UTF-8 인코딩을 선택해야 깨짐이 발생하지 않습니다.
단계별 대량 전송 방법
1단계: 템플릿 준비
대량 전송 전에 서명 요청에 사용할 문서 템플릿을 미리 저장해 두어야 합니다. 서명 필드, 날짜 필드, 텍스트 필드의 위치를 한 번만 설정해 두면 이후 대량 발송 시 동일하게 적용됩니다.
2단계: 대량 전송 메뉴 진입
Pactery 대시보드 좌측 메뉴에서 [문서 전송 → 대량 전송]을 클릭합니다. 사용할 템플릿을 선택한 뒤 다음 단계로 진행합니다.
3단계: CSV 업로드 및 매핑
준비한 CSV 파일을 드래그 앤 드롭으로 업로드합니다. 시스템이 자동으로 컬럼을 인식하며, 수동 매핑이 필요한 경우 드롭다운으로 조정할 수 있습니다. 업로드 후 미리보기 화면에서 첫 5건의 데이터가 올바르게 매핑됐는지 확인하세요.
4단계: 발송 옵션 설정
- 서명 마감일: 발송일로부터 며칠 이내에 서명을 완료해야 하는지 설정
- 리마인더: 미서명 시 N일 후 자동 재발송 여부
- 완료 알림: 서명 완료 시 관리자에게 이메일 알림
- 메시지 커스터마이징: 수신자에게 보여줄 안내 문구 입력
5단계: 최종 확인 후 발송
발송 전 요약 화면에서 총 발송 건수, 잔여 한도, 예상 만료일을 확인합니다. [전송 시작] 버튼을 클릭하면 즉시 일괄 발송이 진행됩니다.
대량 전송 시 주의사항
- 발송 한도: 비즈니스 플랜은 발송 건수 제한이 없습니다(무제한·월말 후불 정산). 대량 발송도 그대로 처리됩니다.
- 스팸 필터 우회: 대량 발송 이메일은 수신자의 스팸함으로 들어갈 수 있습니다. 발송 전 수신자에게 Pactery 발신 주소를 안전한 발신자로 등록하도록 안내하면 좋습니다.
- 테스트 발송 먼저: 본 발송 전 자신의 이메일 주소로 1건 테스트 발송하여 서명 화면과 필드 매핑을 최종 확인하세요.
- 중복 발송 방지: 동일한 이메일 주소가 CSV에 중복 입력된 경우 Pactery가 경고를 표시합니다. 반드시 제거 후 발송하세요.
- 개인정보 처리: 수신자 명단(CSV)에는 최소한의 개인정보만 포함하고, 업로드 후 로컬 파일은 안전하게 관리하세요.
발송 후 진행 상황 모니터링
대량 전송 완료 후 Pactery 대시보드의 [대량 전송 현황] 탭에서 실시간으로 서명 현황을 추적할 수 있습니다.
- 서명 완료 / 미서명 / 거절 건수를 도넛 차트로 한눈에 확인
- 개별 수신자별 서명 상태, 최종 접속 시간 조회
- 미서명자만 필터링하여 수동 리마인더 추가 발송 가능
- 전체 완료 시 ZIP 파일로 일괄 다운로드
대량 전송 활용 성공 사례
한 프랜차이즈 본사는 Pactery의 대량 전송 기능을 도입한 뒤 가맹점 계약 갱신에 소요되는 시간을 기존 2주에서 3일로 단축했습니다. 우편 발송 비용도 월 30만 원 이상 절감했으며, 미서명자 관리도 자동화되어 담당자의 업무 부담이 크게 줄었습니다.
대량 서명 요청이 업무의 병목이 되고 있다면, Pactery 비즈니스 플랜(건당 1,200원, 무제한·후불)으로 지금 바로 해결하세요.