계약서에 인감 날인이 꼭 필요한가요?
일반적인 계약서라면 인감 날인이 항상 필요한 것은 아닙니다. 계약은 보통 당사자의 의사 합치와 서명·날인 등 의사 표시로 성립하므로, 모든 계약에 인감도장과 인감증명서가 붙어야 하는 것은 아닙니다.
다만 제출처가 인감증명서나 법인인감 날인을 요구하는 서류라면 전자서명만으로 처리해도 된다고 단정하면 안 됩니다. 금융기관, 등기, 공공기관 제출, 상대방 회사의 내부 결재 규정이 걸린 문서는 먼저 요구 형식을 확인해야 합니다.
먼저 제출처 요구를 확인하세요
상대방과 보관용으로 체결하는 일반 용역계약, 합의서, NDA처럼 당사자 사이의 계약 증거를 남기는 문서라면 전자서명으로 서명 의사와 체결 기록을 남기는 방식이 실무적으로 충분한 경우가 많습니다.
반대로 부동산 등기와 연결되는 서류, 금융기관 심사용 서류, 법원·공공기관 제출 서류처럼 제출처가 정해진 문서는 요구 서식이 우선입니다. 이때는 “계약 자체의 효력”과 “기관이 접수하는 형식”을 나눠서 봐야 합니다.
Pactery로 처리할 때 남는 기록
Pactery에서는 계약서를 PDF로 올리고 서명 위치를 지정한 뒤 상대방에게 서명 요청을 보낼 수 있습니다. 서명이 끝나면 누가, 언제, 어떤 문서에 서명했는지 확인할 수 있는 완료 기록을 함께 보관합니다.
이 기록은 나중에 “서명한 적이 없다”, “다른 문서였다”는 다툼을 줄이는 데 도움이 됩니다. 다만 인감증명서 제출이나 원본 날인을 요구하는 절차 자체를 없애 주는 것은 아니므로, 제출용 문서는 담당 기관이나 상대방에게 형식을 확인한 뒤 진행하는 편이 안전합니다.
헷갈릴 때의 기준
계약서가 당사자 사이에서만 보관되는 문서라면 전자서명으로 진행할 수 있는지 먼저 검토해도 됩니다. 제출처가 따로 있거나, 상대방이 인감 날인을 조건으로 내부 승인을 받는 문서라면 전자서명 발송 전에 필요한 날인 방식과 첨부 서류를 확인하세요.
Pactery로 계약서를 보낼 때도 문서 제목, 당사자 명칭, 서명자 권한, 최종 PDF를 한 번 더 확인해 두면 인감 날인 여부와 별개로 계약 증거를 더 깔끔하게 남길 수 있습니다.