표준계약서(약관)와 개별 계약서의 차이가 무엇인가요?
표준계약서나 약관은 같은 조건을 여러 상대에게 반복 적용하기 위한 문서이고, 개별 계약서는 특정 거래나 상대방에 맞춰 조건을 협의해 만든 문서입니다. 둘 다 전자서명으로 처리할 수 있지만, 작성 방식과 검토 포인트는 다릅니다.
핵심은 “반복 사용 문서인지”와 “상대방이 실제로 조건을 바꿀 수 있는지”입니다. 이름이 표준계약서가 아니어도 같은 양식을 여러 고객에게 거의 그대로 쓰고 선택지만 받는다면 약관 성격이 강해질 수 있습니다.
표준계약서와 약관에 가까운 경우
서비스 이용약관, 정형화된 공급계약서, 반복적으로 쓰는 신청서처럼 작성자가 미리 조건을 정해 두고 상대방은 동의 여부를 선택하는 문서는 표준계약서나 약관에 가깝습니다. 이런 문서는 같은 문구를 안정적으로 유지하는 것이 중요합니다.
다만 반복 사용한다고 해서 아무 조항이나 그대로 둘 수 있는 것은 아닙니다. 상대방에게 지나치게 불리한 조항, 설명 없이 중요한 책임을 넘기는 조항, 실제 거래와 맞지 않는 조항은 검토가 필요합니다.
개별 계약서가 필요한 경우
금액, 범위, 일정, 지식재산권, 해지 조건처럼 거래마다 달라지는 요소가 많다면 개별 계약서가 더 적합합니다. 같은 용역계약서라도 결과물 범위, 검수 방법, 대금 지급 시점이 달라지면 표준 양식을 그대로 보내기보다 이번 거래에 맞게 고쳐야 합니다.
상대방이 수정 의견을 낼 가능성이 있거나 내부 검토가 필요한 계약이라면, 최종 서명 전에 변경된 버전을 서로 확인할 수 있는 절차를 두는 것이 좋습니다.
Pactery에서 관리할 때
반복해서 쓰는 문서는 Pactery의 템플릿으로 보관해 두고, 발송 전 거래명, 금액, 기간, 담당자처럼 매번 달라지는 부분만 확인하는 방식이 편합니다. 개별 계약서는 문서를 새로 만들거나 기존 문서를 복사해 수정한 뒤, 최종본이 맞는지 확인하고 서명 요청을 보내면 됩니다.
표준 양식을 보낼 때도 상대방별로 달라지는 빈칸이 남아 있지 않은지 확인해야 합니다. 개별 협상이 오간 문서는 어떤 버전이 최종본인지 먼저 정리한 뒤 서명 요청을 보내야 나중에 “다른 버전에 동의했다”는 오해를 줄일 수 있습니다.