학원 등록 계약서·환불 동의서 전자서명 가이드
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학원 등록 계약서에는 수강 과정, 기간, 수업 일정, 교습비와 부대비용을 적고 환불 기준은 실제 적용할 법령·약관과 맞춰야 합니다. 미성년 수강생이라면 학생과 학부모 중 누가 계약 당사자이고 누가 각 동의서에 서명하는지도 먼저 정해야 합니다.
전자서명 기록은 어떤 조건을 안내했는지 확인하는 자료가 되지만, 법정 환불 기준보다 불리한 조항을 유효하게 만들어 주지는 않습니다.
계약 당사자와 수강 조건 구분
학생 이름, 과정명, 수강 시작일과 종료일, 요일·시간, 휴강과 보강 기준을 적습니다. 미성년자 계약에서는 수강생 정보와 비용을 부담하고 환불을 요청할 보호자 정보를 구분하는 편이 좋습니다.
상담 중 약속한 할인, 무료 보강, 교재 제공이 있다면 계약서 특약에도 반영합니다. 같은 반 학생에게 같은 양식을 보내더라도 적용 금액과 시작일이 다르면 문서를 각각 확인해야 합니다.
환불 기준과 부대비용 분리
수강료, 교재비, 재료비, 모의고사비처럼 비용 성격을 나누고 환불 때 어떤 항목을 어떻게 계산하는지 적습니다. 수강 시작 전과 시작 후의 기준, 이미 제공된 교재·키트의 처리, 휴원·폐강 때의 환불 방법도 실제 운영 기준과 맞춰야 합니다.
환불 동의서는 법정 기준을 포기시키는 문서가 아니라 신청일, 수강 진행 상황, 지급 계좌, 산정 내역을 서로 확인하는 문서로 쓰는 편이 적절합니다.
개인정보와 촬영 동의 별도 받기
수업 운영에 필요한 개인정보 수집·이용과 홍보 사진·영상의 촬영·게시 동의는 목적이 다릅니다. 필수 여부, 이용 목적, 보유 기간, 거부 시 영향을 각각 안내하고 별도 서명을 받는 편이 명확합니다.
Pactery에서는 등록 계약서와 동의서를 같은 프로젝트로 보내되 문서별 서명자를 지정할 수 있습니다. 완료 후에는 계약서, 환불 확인서, 각 동의서의 최종본을 학생·보호자별로 함께 찾을 수 있게 보관하세요.