서명자가 서명을 거절했을 때 처리 방법

서명자가 서명을 거절하면 해당 서명 요청은 거절 상태로 기록되고, 문서도 거절 상태로 정리됩니다. 거절 사유를 입력한 경우 발신자는 그 내용을 확인한 뒤, 문서를 수정해서 다시 보낼지 또는 계약 진행을 멈출지 결정해야 합니다.

같은 링크로 다시 서명하게 하려고 하기보다, 왜 거절했는지 먼저 확인하는 것이 중요합니다. 단순 오타인지, 금액·기간·당사자 정보가 다른지, 상대방이 계약 자체에 동의하지 않는지에 따라 다음 조치가 달라집니다.

거절되면 남는 기록

Pactery에서는 서명자가 거절을 선택하면 서명 요청 상태가 거절로 바뀌고, 문서의 감사 기록에도 거절 이벤트가 남습니다. 서명자가 사유를 적었다면 발신자에게 전달되는 거절 알림과 문서 화면에서 확인할 수 있습니다.

거절된 문서는 "아직 서명 대기 중"인 문서와 구분해서 봐야 합니다. 상대방이 실수로 눌렀다고 하더라도, 이미 거절 기록이 남은 요청은 그대로 서명 완료 처리하지 않는 편이 좋습니다.

발신자가 할 일

먼저 거절 사유를 읽고 계약서에서 실제로 고칠 부분이 있는지 확인합니다. 문서 내용이 틀렸다면 수정한 문서로 새 요청을 보내고, 상대방이 설명 부족 때문에 거절했다면 요청 메시지에 문서 목적, 확인할 부분, 문의 방법을 더 명확히 적어 다시 안내합니다.

거절 사유가 비어 있다면 전화나 이메일로 이유를 확인한 뒤 진행하세요. 사유 없이 바로 재발송하면 상대방이 같은 이유로 다시 거절할 수 있습니다.

다시 요청할 때 주의할 점

새 요청을 보낼 때는 이전 요청이 거절되었다는 사실과 바뀐 내용을 내부적으로 구분해 두는 것이 좋습니다. 금액, 기간, 당사자 이름, 첨부 파일, 서명 위치처럼 상대방이 문제 삼았던 부분을 다시 확인한 뒤 발송해야 합니다.

상대방이 계약 조건 자체에 동의하지 않는 경우에는 서명 도구 안에서 해결하려고 하지 말고, 먼저 조건 협의를 끝낸 다음 합의된 문서로 서명을 요청하세요. 서명 요청은 합의된 내용을 확인하는 절차이지, 의견 차이를 자동으로 해소하는 절차는 아닙니다.