서명자 리마인더 보내는 방법

현재 Pactery에서 서명자가 아직 서명하지 않았을 때는 문서 상세 화면에서 해당 서명자에게 리마인더를 보낼 수 있습니다. 사용자가 발송 주기와 횟수를 직접 정해 자동 독촉 메일을 예약하는 화면으로 이해하면 안 됩니다.

따라서 중요한 문서는 자동 설정에 맡긴다고 생각하기보다, 문서 상태를 확인한 뒤 필요한 서명자에게 개별 리마인더를 보내는 방식으로 운영하는 것이 정확합니다.

먼저 서명 상태를 확인하세요

리마인더는 아직 서명하지 않은 서명자에게 보내는 안내입니다. 문서가 이미 완료되었거나 서명자가 이미 서명한 상태라면 같은 리마인더 대상으로 보지 않습니다.

문서 상세 화면에서 전체 문서 상태와 서명자별 상태를 먼저 확인하세요. 진행 중인 문서에서 미서명자가 남아 있을 때 리마인더를 보내는 흐름이 가장 자연스럽습니다.

개별 리마인더 보내기

문서 상세 화면에서 미서명자의 상태를 보고 리마인더를 보낼 수 있습니다. Pactery는 리마인더 발송 기록을 남기고, 해당 서명자에게 서명 링크가 포함된 안내 메일을 다시 보냅니다.

리마인더를 보낸 뒤에도 상대방이 메일을 못 받았다고 하면 스팸함, 회사 보안 정책, 이메일 주소 오타를 함께 확인하세요. 링크가 만료되었거나 서명 요청이 중단된 상태라면 먼저 요청 상태를 다시 확인해야 합니다.

중요한 계약에서의 운영 방법

기한이 가까운 계약은 리마인더만 반복해서 보내기보다 상대방에게 별도로 도착 여부를 확인하는 편이 좋습니다. 상대방이 메일을 자주 놓치는 조직이라면 처음 발송할 때 계약명, 서명 기한, Pactery에서 메일이 온다는 점을 짧게 알려 두세요.

반복 독촉이 필요한 업무라면 발송 전 내부 기준을 정해 두는 것이 좋습니다. 예를 들어 1차 발송 후 하루나 이틀 뒤 상태를 확인하고, 아직 미서명인 사람에게만 리마인더를 보내는 식으로 운영하면 불필요한 안내를 줄일 수 있습니다.