서명 요청 이메일 발송 실패 원인과 처리 방법 | Pactery

발송 실패는 대개 이메일 주소 오타, 존재하지 않는 주소, 수신자 회사 메일 서버의 차단, 메일함 용량 문제처럼 수신 측에서 거절되었을 때 표시됩니다. Pactery에서 실패 또는 반송 상태가 보이면 먼저 주소와 수신 환경을 확인한 뒤, 같은 주소로 반복 발송하기보다 수정 후 재발송하거나 다른 전달 방법을 쓰는 편이 낫습니다.

먼저 확인할 것

가장 먼저 수신자 이메일 주소를 그대로 복사해 확인하세요. 이름은 맞지만 도메인이 gmai.com처럼 잘못 입력되었거나, 퇴사자·폐쇄된 계정으로 보낸 경우에는 재발송해도 다시 실패할 가능성이 큽니다.

주소가 맞다면 수신자에게 스팸함, 회사 보안 격리함, 메일함 용량을 확인해 달라고 안내합니다. 특히 회사 메일은 외부 발신 도메인이나 서명 링크가 포함된 메일을 보류하는 경우가 있어, 수신자 쪽 보안 정책 확인이 필요할 수 있습니다.

Pactery에서 처리하는 순서

문서 상세나 활동 내역에서 실패 또는 반송 상태가 보이면 실패한 수신자만 다시 확인합니다. 주소가 틀렸다면 수신자 정보를 고친 뒤 재발송하고, 주소가 맞지만 계속 막히면 수신자에게 다른 이메일 주소를 요청합니다.

이메일 확인이 늦어 계약 진행이 멈추는 상황이라면 카카오톡이나 문자 등 현재 문서에서 사용할 수 있는 다른 발송 방법을 함께 검토하세요. 단, 같은 문서를 여러 경로로 보낼 때는 상대방에게 어떤 링크로 서명하면 되는지 한 번만 명확히 안내하는 것이 좋습니다.

반복 실패를 줄이는 방법

중요한 계약은 발송 전에 수신자 이름, 이메일, 전화번호를 내부 원본과 대조합니다. 발송 후에는 완료 여부만 보지 말고 열람, 반송, 실패 상태를 같이 확인해야 실제로 상대방에게 도달했는지 판단할 수 있습니다.

계속 실패하는 경우 Pactery 문제가 아니라 수신자 메일 서버 정책일 수 있습니다. 이때는 실패 화면만 캡처해 두지 말고, 사용한 주소와 시간, 대체 발송 여부를 함께 남겨 두면 이후 고객지원 문의나 내부 확인이 쉬워집니다.