서명 링크가 만료되었을 때 처리 방법

서명 링크가 만료되었다면 서명자는 그 링크로 더 진행하지 못합니다. 먼저 발신자가 Pactery에서 해당 문서의 상태와 만료일을 확인하고, 같은 문서로 계속 서명을 받을 수 있는지 또는 새 요청을 보내야 하는지 결정해야 합니다.

만료는 단순히 "메일을 다시 보내면 해결되는 문제"가 아닐 수 있습니다. 문서가 이미 만료, 거절, 완료 상태라면 링크를 다시 전달하는 것보다 현재 상태에 맞는 새 요청이나 새 문서로 정리하는 편이 안전합니다.

먼저 확인할 것

발신자는 문서 목록이나 문서 상세에서 상태가 만료인지, 아직 서명 대기 상태인데 만료일만 지난 것인지 확인합니다. 서명자가 오래된 이메일이나 메신저 링크를 열고 있을 수도 있으므로, 가장 최근에 보낸 링크인지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

서명자에게는 "기존 링크가 만료되어 진행되지 않을 수 있으니, 새로 안내하는 링크로 다시 확인해 달라"고 짧게 설명하면 됩니다. 링크가 여러 번 전달된 상황에서는 어떤 링크가 최신인지 헷갈리는 경우가 많습니다.

처리 방법

문서 내용이 그대로이고 아직 같은 건으로 진행해도 되는 상황이라면, 발신자가 만료일을 다시 확인한 뒤 서명자에게 최신 링크를 다시 안내합니다. 반대로 계약 내용, 서명자, 첨부 PDF, 서명 위치가 바뀌었다면 기존 링크를 살리려고 하기보다 새 요청으로 보내는 편이 낫습니다.

이미 만료 상태로 정리된 문서는 서명자가 다시 열어도 진행되지 않을 수 있습니다. 이때는 내부 기록을 확인한 뒤, 필요한 경우 새 문서를 만들거나 기존 문서를 복제해 다시 발송하는 방식으로 정리합니다.

다시 보내기 전에

서명 기한을 너무 짧게 잡으면 상대방 검토, 내부 승인, 휴일 때문에 같은 문제가 반복될 수 있습니다. 특히 계약서 검토가 필요한 건은 마감일을 넉넉히 잡고, 요청 메시지에 "언제까지 확인이 필요한지"와 "문의할 연락처"를 같이 적어 두는 것이 좋습니다.

만료 후 새 요청을 보낼 때는 이전 링크는 더 쓰지 말라고 안내하세요. 서명자가 예전 링크와 새 링크를 번갈아 열면 진행 상태를 잘못 이해할 수 있습니다.